Địa chỉ e-mail chính thức là một “biểu tượng” về uy tín và địa vị của người gởi. Dù biết rằng nhận xét này có lẽ hơi quá, nhưng đó là một thực tế. Thử tưởng tượng nếu Tổng thống Bush sử dụng địa chỉ e-mail từ yahoo! Hay hotmail mà không từ whitehouse.gov thì người ta sẽ nghĩ sao.
Hôm nọ, một đồng nghiệp người Úc với điệu bộ hớt hải đến hỏi tôi: “Ông có biết là giáo sư N. mới bị mất việc không?”. Tôi cũng ngạc nhiên khi nghe “hung tin”, bởi vì giáo sư N. (với thâm niên công tác tại một trường đại học lớn ở TP.HCM hơn 30 năm qua) vẫn liên lạc và trao đổi với tôi khá thường xuyên, nếu anh mất việc hay nghỉ hưu thì chắc chắn sẽ báo cho tôi biết. Tôi tò mò hỏi vị đồng nghiệp rằng làm sao ông biết, thì ông cầm bản in e-mail của giáo sư N. gửi cho ông và nói: “Đây này, ông ấy gửi thư cho tôi qua địa chỉ yahoo!, chứ không qua địa chỉ của trường nữa!”. Tôi hiểu ra câu chuyện nhưng thấy ngại nếu giải thích đầu đuôi, nên chỉ nói ngắn gọn rằng giáo sư N. vẫn còn làm việc và có lẽ vì một lí do nào đó nên phải sử dụng địa chỉ e-mail công cộng.
Cái “lý do gì đó” là điều mà giáo sư N. đã từng phàn nàn nhiều lần về hệ thống Internet của trường đại học quá chập chờn, không đáng tin cậy. Đã nhiều lần, anh không thể nhận e-mail đồng nghiệp nước ngoài gởi vì hệ thống Internet của trường có sự cố. Có khi là những e-mail có nhiều thông tin chuyên môn quan trọng. Do đó, anh N. quyết định sử dụng địa chỉ e-mail từ yahoo!, và điều này gây ra không ít hiểu lầm cho đồng nghiệp và bạn bè nước ngoài.
Địa chỉ e-mail chính thức là một “biểu tượng” về uy tín và địa vị của người gởi. Dù biết rằng nhận xét này có lẽ hơi quá, nhưng đó là một thực tế. Thử tưởng tượng nếu Tổng thống Bush sử dụng địa chỉ e-mail từ yahoo! Hay hotmail mà không từ whitehouse.gov thì người ta sẽ nghĩ sao. Nếu một luật sư liên lạc với khách hàng mà sử dụng địa chỉ e-mail từ các địa chỉ công cộng thì chắn chắn chẳng thân chủ nào dám làm ăn với văn phòng luật sư đó. Nếu một tập đoàn muốn đầu tư 30 tỉ đô la Mỹ mà không có đến một website chính thức thì nói ai nghe!
Một điều đáng buồn là rất nhiều e-mail mà tôi nhận được từ bạn bè và đồng nghiệp từ Việt Nam là xuất phát từ các địa chỉ công cộng. Những người sử dụng địa chỉ công cộng không chỉ giới hạn trong sinh viên, học sinh, mà còn là những hiệu trưởng và hiệu phó trường đại học, giáo sư đại học, vụ trưởng và cả các thứ trưởng của các bộ…Cầm tấm danh thiếp của một quan chức với đủ thứ học vị, học hàm, và li ti những chức vụ quan trọng, nhưng kèm theo là địa chỉ e-mail công cộng, tôi cảm thấy lúng túng. Nếu tôi giới thiệu một quan chức với người nước ngoài với một địa chỉ e-mail như thế, họ sẽ nghĩ gì?
Thật ra, các đại học và bộ ở nước ta đều có website. Nhưng có website là một chuyện, sử dụng website cho việc gì lại là chuyện khác. Một website hữu dụng phải là một trung tâm thông tin và trung tâm cung cấp dịch vụ thông tin. Lấy ví dụ các đại học bên Mỹ, Châu Âu hay Úc, website của họ không chỉ cung cấp thông tin về chương trình đào tạo, thành tựu nghiên cứu khoa học, mà còn là một thư viện điện tử, một trung tâm cung cấp dịch vụ Internet cho các giáo sư và nhân viên của trường, kể cả dịch vụ cơ bản nhất là e-mail.
Trong khi đó, phần lớn (không phải tất cả) các website của trường đại học và các bộ ở nước ta hình như lập ra cho có, chứ không mang chức năng cung cấp thông tin thiết thực về hoạt động của cơ quan. Thật ra, rất nhiều website cung cấp những thông tin mà đồng nghiệp nước ngoài không muốn đọc (như cơ cấu tổ chức của khoa, ban, ngành), nhưng những thông tin họ cần biết thì lại không có (như thông tin về công trình nghiên cứu, bài giảng, và chương trình đào tạo!) Thậm chí, còn có website chết, vì không được cập nhật thông tin thường xuyên. Lại có nhiều website tuy mang tiếng là cơ quan thông tin chính thức của bộ hay trường đại học, nhưng thiết kế thiếu kinh nghiêm túc, sử dụng những hình ảnh màu mè, những hoạt cảnh nhảy nhót vô bổ…
Hệ quả là các quan chức, kể cả quan chức cao cấp, không sử dụng e-mail từ website của cơ quan mình. Một website của một trường đại học hay bộ mà không cung cấp cho cán bộ, nhân viên của mình một địa chỉ e-mail chính thức và sử dụng thông suốt, không nghẽn thư, mất thư…thì chỉ có thể nói là vô dụng. Địa chỉ e-mail là chuyện quá nhỏ nhưng ý nghĩa của nó không nhỏ chút nào.