Khác với thiết kế website, thiết kế phần mềm có tỉ lệ fail rất cao, vì không thể thay đổi tuỳ thích và khó kiểm soát được chi phí. Nguyên nhân sâu xa là do website thường chỉ mang tính giới thiệu, ít có nhu cầu nhập liệu trực tiếp, nên dễ dàng chi tiết hoá trong hợp đồng, còn phần mềm thường có nhu cầu nhập liệu trực tiếp như kiểu quản lý kho hàng, nên về mặt bảo mật cũng như xử lý dữ liệu sẽ phức tạp hơn, khó chi tiết hoá dẫn đến hợp đồng lỏng lẻo và mơ hồ, dễ phát sinh tranh cãi về sau. Kết quả là doanh nghiệp bỏ của chạy lấy người vì không kham nổi chi phí phát sinh, còn công ty thiết kế thì dù đã thu trước 50% rồi, nhưng chắc cũng chẳng vui vẻ gì.
Thiết kế phần mềm thường khó tránh phát sinh thêm chi phí, nhưng nếu chuẩn bị tốt ngay từ đầu, bạn sẽ giảm thiểu được chi phí phát sinh đến mức thấp nhất. Sau đây là những lý do có thể khiến dự án thất bại mà ít ai nghĩ đến.
Giai đoạn 1: Duyệt mẫu demo
Sau khi đã đưa dữ liệu và yêu cầu cho bên thiết kế, bạn sẽ nhận được mẫu giao diên tĩnh để duyệt (mockup). Vì chỉ là mẫu demo nên không có các chức năng tương tác, bạn thường chủ quan lúc duyệt mẫu, nhưng sau khi ra thành phẩm thì lại phát sinh nhu cầu thay đổi. Lúc này phần mềm đã được code xong, việc thay đổi sẽ tốn rất nhiều chi phí và thời gian.
Đây là lúc bạn có thể thoải mái bổ sung thêm các tính năng mà không bị tính phí hoặc rất ít. Bạn cần bàn bạc thật kỹ với những người có trách nhiệm về các hạng mục và tính năng của phần mềm, và đừng quên thông báo về khoản chi phí đắt đỏ nếu bổ sung sau này. Thường chúng ta luôn không có thời gian cho đến khi sự việc trở nên tồi tệ.
Giai đoạn 2: Hoàn thiện phần mềm
Đây là lúc bạn nhập liệu và phản hồi lỗi cũng như điều chỉnh những chổ chưa hợp lý. Giai đoạn phản hồi và chỉnh sửa này khá mất thời gian, có thể kéo dài đến 1-2 tháng hoặc lâu hơn nếu phát sinh yêu cầu mới.
Giai đoạn 3: Nghiệm thu khi chưa hoàn chỉnh
Đây là lúc phần mềm đã đáp ứng hết tất cả những yêu cầu ban đầu của bạn (không bao gồm những yêu cầu thêm). Bên thiết kế muốn bạn nghiệm thu xong mới làm tiếp, nhưng sếp bạn không đồng ý vì phần mềm chưa hoàn chỉnh. Cái này hơi khác so với thiết kế website, thiết kế website thường bàn giao sau khi hoàn chỉnh, vì chỉnh sửa website đơn giản hơn. Riêng đối với phần mềm vì tương tác với người dùng nên dễ phát sinh lỗi mỗi khi chỉnh sửa, nên bên thiết kế rất ngại chỉnh sửa (dù có tính phí) khi phần mềm đã hoạt động ổn định, có khi phải rà soát lại toàn bộ hệ thống chỉ để sửa một lỗi rất nhỏ, dự án càng lớn thì việc rà soát càng khó khăn. Để tránh dự án bị chết yểu, họ sẽ nghiệm thu trước và hoàn thiện sau.
Bạn có thể giải thích cho sếp bạn hiểu hoặc yêu cầu bên thiết kế đưa điều khoản này vào hợp đồng luôn, kèm theo điều khoản chỉnh sửa bổ sung sau bàn giao.
Giai đoạn 4: Đường truyền chậm
Đây là lúc chính thức đưa phần mềm vào hoạt động, những tưởng đã có thể thở phào nhẹ nhõm, nhưng bạn phát hiện tốc độ tải trang vẫn rất chậm dù bạn đã sử dung server cloud. Sau khi bên thiết kế kiểm tra, vì lý dó nào đó đường truyền của bạn chạy 1 vòng ra nước ngoài xong mới về lại Việt Nam, và dĩ nhiên bên thiết kế không thể làm gì trong trường hợp này. Do đó bạn nên kiểm tra đường truyền của mình trước khi đặt bút ký hợp đồng.